Анализ и систематизация информационных ресурсов кафедры вуза

Е.П. Лаптева, А.А. Гудайтите
Дальневосточный государственный технический рыбохозяйственный университет,
г. Владивосток

Залог успеха предприятия - качественная информационная база. Необходимая информация собирается из различных источников. При этом важно, чтобы она отражала состояние внешней и внутренней среды предприятия во все периоды деятельности. Информация связана с информационным процессом - процесс получения, создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и использования информации.

Сбор, обработка и регистрация информации - это процесс получения информации из внешнего мира и приведение ее к виду, приемлемому для данной информационной системы

Дальрыбвтуз - учебное учреждение, реализующее программы среднего, высшего образования. Одним из структурных подразделений ВУЗа является кафедра «Стандартизация и сертификация».

Из анализа деятельности кафедры известно, что основными процессами кафедры «Стандартизация и сертификация» являются:

- образовательные услуги;

- создание научно-технической продукции;

- создание учебно-методической продукции.

Исходя из этого, были проанализированы информационные ресурсы кафедры.

Информационный анализ - это деятельность по изучению данных, умозаключения по положению дел в настоящий момент, построению прогнозов на основе этих данных и выработке рекомендаций.

Объектами иccлeдoвaния явились инфopмaциoнныe пoтoки и мaccивы дaнныx, фopмиpyeмыe в пpoцecce yпpaвлeния, мeтoды и cpeдcтвa иx пepeдaчи, oбpaбoтки, xpaнeния, пpeдcтaвлeния, ввoдa и вывoдa.

Вся информация, которая как бы то ни было, проходит через кафедру отмечается в номенклатуре дел.

Информация, находящаяся в этих папках, была классифицирована по различным признакам. В основу классификации положено пять наиболее общих признаков: место возникновения, стадия обработки, способ отображения, стабильность, функция управления.

В результате проведенной классификации были выделены следующие виды информации: внешняя, внутренняя, первичная, вторичная, промежуточная, постоянная, переменная, плановая, прогнозная.

Проанализировав информационные ресурсы кафедры, и сгруппировав их по блокам, понятно, что при таком большом количестве информации систематизация всех этих потоков необходима.

Под систематизацией информации подразумевается классификация всех документов организации по различным группам. Каждая компания выбирает для себя наиболее удобный метод систематизации информации, тот или иной тип классификации. Вся документация кафедры распределилась в соответствии с номинальной, предметной, тематической, хронологической, авторской и архивной классификацией:

- Номинальная систематизация – распределение документов по их типу (счета, договоры, приказы и т.п.);

- предметная – по принадлежности документа к какому-либо конкретному делу;

- тематическая – по общей тематике;

- хронологическая систематизация информации – распределение документов по дате их создания;

- авторская – по имени автора документа;

- архивная – по срокам хранения документации.

Благодаря тщательно проведённой систематизации информации удаётся достичь высоких результатов в процессе оптимизации делопроизводства, а также в экономии средств ВУЗа и рабочего времени сотрудников. Без предварительной систематизации информации невозможно представить такие важнейшие бизнес-процессы, как документооборот, делопроизводство, создание материального и электронного архива, создание различных баз данных.

Именно систематизация информации является предварительным этапом для таких работ, как составление номенклатуры дел, индексирования документов, каталогизации. Без качественной и тщательно проведённой систематизации информации невозможно создание архива кафедры ВУЗа, ни бумажного, ни электронного, невозможно его полноценное функционирование. Качественная систематизация документов – это порядок и надёжность, удобство поиска, это завершённые в срок дела и отсутствие проблем в отношениях с проверяющими органами и инспекциями. Систематизация информации является залогом успешной работы каждой организации. 

Назад к списку